[物业]舍小家,为大“家”--昌湖物业南湖尚苑"交钥匙"前期准备工作报道

发布者:总务部发布时间:2017-09-07浏览次数:134

昌湖物业南湖尚苑项目部自201766日进场以来,得到了校领导及总务部的大力支持,通过业委会的通力协作以及甲方的工作指导,经过全体员工放弃暑期,两个多月的辛勤劳作和不懈努力,取得了阶段性的工作成果,829日顺利完成交钥匙前的各项准备工作。

一、完善组织架构,实施岗前培训。

1、部门设置。根据项目管理需求,我们共建立了5个部门,分别为综合质量管理部、工程部、客服部、安保部、保洁部,并对各部的工作职能进行划分与明确。目前,各部门都能按照职能进行责任履职。

2、人员配置及招聘。根据部门职能划分及岗位需要,先后配置招聘了20余人,其中包括项目管理人员、综合管理人员、客服人员、工程技术人员。目前人员已全部到位,并通过招标确定了保安、保洁的外包单位。已按岗位要求积极开展工作。

3、岗前培训。为提升服务技能,我们根据招聘人员现状及分工情况,分批次进行了上岗前培训。

一是员工形象培训。从站姿、坐姿到着装饰品穿戴,从接听电话到文明用语,逐一定标准、提要求,规范员工行为举止,塑造员工仪容仪表。

二是服务技能培训。针对服务对象的技能性和服务内容的广泛性,要求每一位客服人员,都必须熟知服务标准、服务流程,掌握服务技能,提升服务质量。

三是交钥匙流程培训。业主交钥匙设计的点多面广,稍有不慎会引起业主不满。为此,我们就交钥匙事项进行了专题培训。要求每位员工都必须熟悉和掌握业主交钥匙的各类手续办理流程及注意事项。

四是巡检监督培训。保安、保洁是承包给第三方的。为了保证小区安全和环境整洁,我们安排了专人进行巡检督查。并要求巡检督查人员了解保安、保洁的工作内容,掌握巡检范围,明确监督质量标准。目前,已经开始在小区内进行不间断巡检督查。

二、统筹功能规划,完善宣传建设。

我们根据项目管理及业主服务需求,结合校方提供的配套管理实施,区分功能,统筹规划,完善基础实施建设。

1、实施装修。进场后,我们组织人员对相关实施的位置、面积、布局进行了调查、研究和分析,并在此基础上,对厅、室、库等固定用途的使用提出了意见和建议,统一制图设计,统一功能规划,统一组织施工,得到了校方和业委会的认可。先后对服务大厅、办公室、会议室、资料室、保障器材库、值班室等进行了装修。在施工期间,我们派员跟踪检查,监督施工进度和质量。

2、采购配置。本着勤俭办事的原则,先后购置了电脑、办公桌椅、打印机、文件盒、资料柜等办公用品,所需经费列支全部控制在预算内。

3、便民服务。在服务大厅,我们提供了直饮水、报纸、爱心雨伞、充电桩、服务箱等便民服务设施,让业主一进大厅就有家的感觉和家的温馨。

三、强化制度规范,提升管理效能。

针对公司新、人员新、环境新的特点,从一开始就在严格制度,规范管理方向下功夫、花力气。目前看,效果得到显现。

1、员工服务规范。我们编制了员工业务手册,规范了员工的行为准则,从小事做起,从点滴着手,狠抓日常养成,强化员工的敬业度和责任心。

2、规范并制定了业主手册等相关内容。我们先后制定了《业主手册》、《南湖尚苑物业服务合同》、《装修管理协议》、《临时管理规约》、《区域防火责任书》、《出入管理须知》等相关业主资料、并反复征求领导意见,进行了多次修改。

3、员工工作流程规范。按岗位要求建立了岗位管理制度,考勤每日有签到,工作人人有记录,并将每天工作进行详细登记统计存档,每天汇总上报,即培养了员工良好的工作习惯,也规范了工作流程。同时,建立了设备管理操作流程,制订了消防安全管理预案,完善了项目管理的各项资料管理制度。目前,建立业主档案1868户(一户一档)、电梯107部(一梯一档)及其他资料档案库。

四、承接业主需求,提供贴心服务。

     一是根据学校安排和业主需求,自2017716日开始接待业主看房,尽管天气炎热,但每一位业主看房,我们都派员陪同,不管是一楼还是十八楼,业主走到哪里,我们的员工就陪到哪里。开门、锁门、做记录,来有迎、去有送,赢得了看房业主的好评。截止8.12日,累计卡看房住户420户,共583人次(不含陪同家人)。

    二是为了增加业主交钥匙时的满意度,尚苑项目部员工进行了三次重点问题复查工作,查出问题共8037处(含业主反映问题)并下发整改通知,大部分问题施工方进行了整改,一些疑难问题正在整改中。

三是积极参与多部门工作协调,主动反馈业主需求,反映业主心声,跟踪解决普查出现的问题。

五、做好项目交接,细化物品管理。

一是完成了部分项目的接管工作:住宅楼宇、会所、道路、储藏室、设备间、岗亭、门禁道闸、部分电梯等,目前还配合置业核实供电户表,配合电梯厂家调试电梯以及各类进出户井的检查工作。

二是细心做好钥匙物品接管:到目前为止核实复验各类钥匙31250把,接收门禁卡10000张,接收可视对讲机1868部等物品。共查有问题钥匙66套,并要求厂家进行更换和维修。

六、安保上岗执勤,小区管理趋于规范。安保人员从612日开始部分人员进场以来,项目部按照合同要求加强了人员、车辆、物品进出监管,以及日常防火巡查工作;采取措施对小区三个出入口实行封闭管理,对小区西门实行人车分流管理。目前三个岗亭的管理已逐步走向规范。

七、保洁入场拓荒,小区环卫初有改观。保洁人员自712日进场以来,对小区的室外道路及楼宇公共部位进行了拓荒和设备膜清理工作。下步将进入全面标准化的卫生保洁服务。